Pec: procedura di attivazione e obblighi per le PA

La Pec nei rapporti tra Cittadino e PA consente di inviare e ricevere messaggi di testo ed allegati con lo stesso  valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Diviene così possibile dialogare con tutti gli uffici della PA direttamente via e-mail, senza dover più produrre copie di documentazione cartacea e senza doversi presentare personalmente agli sportelli.

I benefici consistono in un evidente snellimento della burocrazia oltre che nel risparmio sulle spese di spedizione della raccomandata A/R.

Procedura per la richiesta di attivazione del servizio di Posta Certificata da parte del Cittadino:

a partire da lunedì 26 aprile sarà sufficiente collegarsi al portalewww.postacertificata.gov.it  e seguire la procedura guidata che consente di inserire la richiesta in maniera semplice e veloce. Trascorse 24 ore dalla registrazione online (e non oltre i 3 mesi successivi) ci si potrà quindi recare  presso uno degli Uffici Postali abilitati  per l'identificazione e la conseguente firma sul modulo di adesione. Il richiedente dovrà portare con sé un documento di riconoscimento personale e uno comprovante il codice fiscale (in originale oppure la tessera sanitaria). Si dovrà inoltre consegnare all’ufficio postale una fotocopia di entrambi i documenti. Ad oggi sono più di 80mila le Pec richieste dai Cittadini, grazie alla sperimentazione avviata a fine settembre 2009 da Aci e Inps.

Obblighi per le Pubbliche Amministrazioni:

-  dotarsi di una casella di posta elettronica certificata  per qualsiasi scambio di informazioni e documenti  (articolo 6 del Codice dell'amministrazione digitale);
-  istituire una casella Pec per ciascun registro di protocollo  (comma 3 dell'articolo 47 del Codice dell'amministrazione digitale);
-  dare comunicazione al DigitPA degli indirizzi Pec istituiti  per ciascun registro di protocollo (comma 8 dell'articolo 16 della legge 2/2009);
-  pubblicare nella pagina iniziale del sito web istituzionale l'indirizzo Pec  a cui il cittadino può rivolgersi (comma 2-ter dell'articolo 54 del Codice dell'amministrazione digitale);
-  comunicare con i propri dipendenti unicamente tramite Pec  (comma 6 dell'articolo 16-bis della legge 2/2009).

I dati più recenti comunicati da DigitPA indicano che sono oltre  12.500 le Pec attivate dalle PA centrali e locali. Ma ci sono diversi casi di caselle attivate e non ancora comunicate.

Per accelerare il processo, il Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione ha  affidato al  Formez  la realizzazione di un'indagine  diretta a quantificare la dotazione effettiva di Pec delle PA e all'Ispettorato della Funzione Pubblica  un'attività di controllo  volta a individuare eventuali inadempimenti normativi.

Conseguenze in caso di mancato assolvimento degli adempimenti relativi alla Pec da parte delle PA

Il  mancato assolvimento  influisce ai fini della misurazione della performance individuale e organizzativa  strumentale al calcolo della retribuzione di risultato dei Dirigenti degli uffici preposti (decreto legislativo n. 150/09, la cd. "Riforma Brunetta della PA").

Dove trovare gli indirizzi Pec delle PA

Oltre che sulla  pagina iniziale del sito web istituzionale, gli indirizzi Pec delle Pubbliche Amministrazioni - istituiti per ogni registro di protocollo e comunicati al DigitPA - sono disponibili sull'archivio informatico accessibile attraverso il sitowww.indicepa.gov.it, fonte ufficiale e riferimento per gli adempimenti previsti per le Amministrazioni: dove i cittadini possono trovare la struttura degli uffici pubblici e l'elenco dei servizi offerti, con le informazioni per il loro utilizzo e gli indirizzi di posta elettronica da impiegare per comunicazioni e per lo scambio di documenti e informazioni, anche ufficiali e a valore legale. E' stato inoltre sviluppato  il sito  www.paginepecpa.gov.it, appositamente dedicato alla ricerca degli indirizzi Pec delle PA.

In base alla legge n. 2/2209 anche i professionisti  e le imprese hanno l'obbligo di dotarsi di Pec. Per  i professionisti  il termine decorre dal  novembre 2009, mentre per le  nuove aziende dal novembre del 2008. Le  imprese già esistenti, invece, dovranno dotarsi di Pec entro il mese di  novembre 2011.

A seguito del recente incarico di controllo affidato dal Ministro Brunetta all'Ispettorato per la Funzione pubblica, è risultato che circa il 75% degli Ordini e Collegi Professionali hanno fatto registrare un significativo incremento percentuale di adempimento agli obblighi di legge.

Consulta  gli approfondimenti disponibili sul sito del Governo:

Posta Elettronica Certificat@: cosa cambia nella PA

Istruzioni per le Amministrazioni

Circolare n. 1/2020/DDI: Uso della Pec nelle PA

Circolare n.2/2020/DDI: Informazioni per la gestione di caselle di Pec