L’uso della PEC nelle amministrazioni pubbliche (Circolare n. 1/2010 del 22 febbraio 2010)

In premessa la circolare riassume il quadro legislativo vigente e precisamente: 1) Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico, 2) Il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, che ha introdotto il “Codice dell’amministrazione digitale” ed il decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, nella legge 28 gennaio 2009, n. 2 che prevedono l’obbligo di - istituire almeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di posta elettronica per ciascun registro di protocollo; - utilizzare la posta elettronica per le comunicazioni tra l’amministrazione ed i propri dipendenti, nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati 3) La legge 18 giugno 2009, n. 69 che prevede che entro il 30 giugno 2009, le amministrazioni pubbliche che già dispongono di propri siti sono tenute a pubblicare nella pagina iniziale del loro sito un indirizzo di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice”. 4) La legge 102 del 3 agosto 2009 che ha istituito l'Indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni. Le sopra richiamate disposizioni, prevedono chiaramente “… l’obbligo di utilizzo della posta elettronica da parte delle amministrazioni pubbliche con riferimento sia alla posta elettronica semplice, da utilizzarsi per le comunicazioni ordinarie interne alle amministrazioni e tra amministrazioni, sia a quella certificata, da prendere a modello per tutte le comunicazioni ufficiali da e verso i cittadini e le imprese. Inoltre, nella situazione oramai imminente in cui qualunque professionista, cittadino o impresa potrà disporre agevolmente di un sistema per interagire con le amministrazioni in modalità elettronica, quest’ultime hanno l’obbligo di gestire tramite lo stesso mezzo le istanze veicolate in questa forma. Le stesse amministrazioni, in conseguenza del disposto relativo all’istituzione di almeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di Posta Elettronica Certificata per ciascun registro di protocollo, dovranno, inoltre, provvedere a collegare il sistema di protocollazione e gestione dei documenti a sistemi idonei a trasmettere e ricevere documenti sia mediante la posta elettronica semplice che mediante la posta elettronica certificata” . La circolare conclude con l’invito a tutte le Pubbliche Amministrazioni a divulgare i propri indirizzi di Posta Elettronica Certificata utilizzando gli strumenti già oggi disponibili, quali il proprio sito istituzionale e l'Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee gestito da DigitPA. Si rammenta che l’attuazione delle disposizioni concernenti l’utilizzo della posta elettronica è rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance sia organizzativa, sia individuale previste dagli articoli 8 e 9 del decreto legislativo del 27 ottobre 2009, n. 150